Langkah Membuat Presentasi

Langkah Membuat Presentasi - Menyiapkan Pembuatan Presentasi 

A Menentukan Tema, Judul, Latar Belakang Presentasi

Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin dengan tujuan tertentu. Berbeda dengan pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam acara bisnis.

Tujuan dari presentasi bermacam-macam, misalnya untuk membujuk (biasanya dibawakan oleh wiraniaga), untuk memberi informasi (biasanya oleh seorang pakar), atau untuk meyakinkan (biasanya dibawakan oleh seseorang yang ingin membantah pendapat tertentu).

Contoh-contoh jenis presentasi, yaitu:

· Informasi: menyampaikan suatu informasi baru kepada audience dengan harapan audience akan memahami dan mengetahui topik yang dipresentasikan, misalnya workshop, seminar, kuliah, dsb.

· Persuasi: bertujuan mengubah perilaku atau kebiasaan dari audience, misalnya kampanye, penyuluhan narkoba, dsb.

· Entertaining: bertujuan untuk menghibur peserta dan berusaha agar peserta tetap memperhatikan kita.

Tentukan tujuan dari presentasi yang akan disusun. Hal ini berpengaruh terhadap pemilihan kata-kata dalam penyusunan presentasi dan penyampaian presentasi kepada publik.

Langkah awal sebelum mulai menyusun presentasi adalah menentukan tema dari presentasi. Sebagian besar tema presentasi proyek diambil dari topik yang diajukan dalam proposal proyek.

Perhatikan pemilihan bahasa dalam penyusunan presentasi. Kumpulkan informasi mengenai audience yang akan menghadiri acara presentasi nanti. Bila audience yang akan hadir adalah audience lokal, maka gunakanlah bahasa lokal, dalam hal ini adalah Bahasa Indonesia. Bila audience yang akan hadir adalah audience asing, maka gunakanlah Bahasa Inggris. Bila audience yang akan hadir adalah audience lokal dan asing, maka gunakanlah Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris dalam penyusunan presentasi tersebut. Begitu pula jika audience yang hadir tidak atau belum diketahui apakah audience lokal atau asing.

Susunlah kerangka presentasi terlebih dahulu agar pembahasan saat presentasi nanti tetap terarah. Berikut adalah kerangka presentasi untuk suatu proyek yang umum dan standar digunakan, baik dalam Bahasa Indonesia maupun dalam Bahasa Inggris:

1. Pendahuluan / Introduction

· Selamat Datang / Welcome Note

· Latar Belakang / Background

2. Tujuan / Objective

· Tujuan Utama & Pembahasannya / Main Goal & Overview

3. Perencanaan & Implementasi Proyek / Project Plan & Implementation

4. Keuntungan dari Proyek / Advantages of Project

5. Dana Proyek / Project Fund

6. Mengapa Proyek Perlu Dilaksanakan / Why The Project Should be Held

7. Penutup / Closing Note

Dalam perumusan judul presentasi, gunakan bahasa yang menarik, sederhana, singkat, namun dapat memberikan sekilas gambaran mengenai isi presentasi yang akan dibawakan. Rumuskan judul presentasi berdasarkan atas tema presentasi yang telah ditentukan.

Rumuskan latar belakang dari presentasi yang akan dibawakan ini, yaitu sebab mengapa presentasi dibutuhkan. Misalnya apabila sebelumnya telah diajukan suatu proposal untuk proyek tertentu, maka latar belakang dari presentasi yang akan dibawakan ini adalh agar pihak audience dapat lebih mengerti isi dari proposal tanpa harus membaca sampai tuntas seluruh isi proposal.

B Buku atau Referensi untuk Pembuatan Presentasi

Berikut adalah hal-hal yang perlu dipersiapkan setelah perumusan tujuan dan kerangka presentasi telah dilakukan:

1. Mencari informasi umum dan khusus yang mendukung tema dari presentasi yang disusun

2. Mencari informasi umum dan khusus yang mendukung maksud dan tujuan yang ingin disampaikan oleh pembawa presentasi kepada audience-nya

3. Mengerti dan mengetahui detail pelaksanaan tujuan

4. Mencari informasi mengenai pihak audience, sehingga isi presentasi yang ditulis berkenan bagi mereka

Bahan-bahan atau referensi yang perlu disiapkan dalam pembuatan presentasi adalah semua yang berkaitan dengan jenis dan tema presentasi tersebut.

Sebagai contoh, jika presentasi yang ingin dibuat bertujuan untuk meyakinkan investor mengenai pengadaan, perancangan, dan pelaksanaan suatu pekerjaan infrastruktur berbasis teknologi informasi, maka persiapkanlan bahan-bahan dan informasi yang mendukung proses tersebut, baik informasi umum (buku, majalah, artikel, internet, dsb) maupun informasi khusus, yaitu keadaan infrastruktur IT yang menjadi sasaran dari pelaksanaan maksud dan tujuan presentasi yang bersangkutan.

Informasi-informasi yang sekiranya tidak berkaitan dengan jenis dan tujuan dibuatnya presentasi tersebut sebaiknya disingkirkan terlebih dahulu. Hal ini untuk mencegah agar tidak tercampur dengan yang akan digunakan dalam penulisan nantinya.

Sebagai catatan, untuk informasi-informasi yang sifatnya umum sebaiknya seperlunya saja, yang penting adalah jelas dan efektif. Informasi-informasi umum yang terlalu banyak dalam penulisan presentasi hanya akan membingungkan audience, dan membuat maksud serta tujuan yang ingin disampaikan menjadi tidak jelas. Sebaliknya informasi-informasi khusus hasil analisa terhadap audience dan instansi terkait dapat diolah sebanyak mungkin sehingga menjadi bahan acuan yang kuat untuk presentasi tersebut.

Ada banyak sumber mengenai cara pembuatan presentasi yang baik dan benar. Pilihlah beberapa yang memiliki kesamaan, lalu pisahkan. Setelah itu mulailah dibaca dan dianalisa, yang mana yang paling sesuai dengan jenis dan tujuan presentasi yang sebelumnya telah dirumuskan.

Dari sumber-sumber ini biasanya diperoleh suatu gambaran mengenai kerangka presentasi yang sistematis, terarah, serta efektif dan efisien.

Beberapa sumber mengemukakan kerangka presentasi yang berlainan satu dengan lainnya. Tidak perlu bingung untuk mengikuti yang mana. Sebagaimana telah diberitahukan sebelumnya, pilihlah beberapa sumber yang memiliki kesamaan metode, lalu pisahkan.

Dari beberapa kelompok sumber yang telah dipisahkan tersebut, mulailah dianalisa satu persatu, mana yang sekiranya paling sesuai untuk diterapkan dalam penulisan presentasi yang diinginkan. Sesuaikan juga dengan jenis dan tujuan presentasi.

Sebagai contoh, jika presentasi yang ingin dibuat adalah presentasi untuk menyampaikan informasi, maka jangan menggunakan kerangka presentasi untuk entertaining. Karena dari maksudnya saja sudah berbeda, dimana presentasi informatif lebih menekankan untuk penyampaian informasi tertentu, sedangkan presentasi entertaining lebih menekankan untuk hiburan.

Penulis bisa juga merumuskan sendiri metode pembuatan presentasi berdasarkan atas sumber-sumber yang telah diperolehnya itu, selama metode tersebut dapat menghasilkan presentasi yang dapat dipahami secara umum, artinya masih bersifat formal dan standar.

C. Menentukan Model dan Bentuk Slide Presentasi

Tentukan model dan bentuk slide presentasi berdasarkan atas tema presentasi dan tema warna logo yang mewakili instansi pembawa presentasi.

Penentuan model dan bentuk slide presentasi juga dipengaruhi oleh software pengolah presentasi yang digunakan. Dalam pembahasan ini, program pengolah presentasi yang digunakan adalah Microsoft Power Point.

Microsoft Power Point telah menyediakan beberapa template model dan bentuk slide yang dapat digunakan dalam pembuatan presentasi. Pilihlah model dan bentuk slide yang kurang lebih dapat mewakili tema warna logo dari instansi pembawa presentasi.

Pengguna dapat mengakses pilihan template model dan bentuk slide yang telah disediakan Microsoft Power Point dengan cara mengklik menu Slide Show à Animation Scheme. Sebuah menu baru akan tampil disebelah kanan layar. Menu baru ini adalah Slide Design. Menu Slide Design ini mempunyai tiga sub menu, yaitu Design Templates, Color Schemes, dan Animation Schemes. Pengguna dapat dengan leluasa menggunakan menu-menu ini untuk merancang model dan bentuk slide yang diinginkan.

Pengguna tidak perlu merasa kebingungan dalam menggunakan menu-menu tersebut, karena menu-menu tersebut sudah dirancang sedemikian rupa sehingga mudah digunakan dalam penerapannya.

D Persiapan Perangkat Pendukung (Komputer) Dalam Pembuatan Presentasi 

Salah satu perangkat pendukung dalam pembuatan presentasi adalah komputer yang telah dilengkapi dengan operating system, dan program pengolah presentasi / presentation.

Spesifikasi hardware yang dibutuhkan untuk komputer yang akan dipergunakan tidaklah terlalu tinggi. Spesifikasi minimum komputer yang dapat dipergunakan adalah:

· Processor 500 MHz dengan Mainboard yang kompatibel

· RAM 128 Mb

· Grahic Card 32 Mb (bisa onboard atau non onboard )

· Harddrive 5 Gb

· CD-ROM

· Monitor

· Mouse

· Keyboard

· Printer

Persiapkan komputer sebagai salah satu perangkat pendukung dengan sebaik-baiknya. Jika komputer belum terinstal operating system, segera lakukan instalasi. Pilih Operating System yang sesuai dengan spesifikasi komputer yang ada, agar performa komputer dapat maksimal. Disarankan untuk menginstal Windows sebagai Operating System yang akan diguunakan. Selanjutnya lakukan instalasi program pengolah presentasi / presentation. Dalam pembahasan ini, program presentation yang akan digunakan adalah Microsoft Power Point. Mengenai versi dari Microsoft Power Point yang akan digunakan, tidak menjadi terlalu bermasalah dalam penulisan presentasi.

E Membuat Slide Presentasi

Komputer sebagai perangkat pendukung penulisan proposal dinyalakan dan diperiksa performanya, apakah dapat berjalan dengan baik.

Cara pengidentifikasian sederhana perangkat komputer dengan Operating System berbasiskan Windows adalah dengan menjalankan beberapa aplikasi berlainan secara bersamaan, lalu tekan Ctrl+Alt+Del. Akan tampil Window Task Manager yang menampilkan status performa Operating System pada saat menjalankan program-program aplikasi yang berlainan tersebut. Klik pada tab Performance dan perhatikan bagian CPU Useage. Disana terlihat persentase pemakaian CPU. Pastikan persentase tersebut dalam rata-rata persentase yang stabil. Bila persentase tidak stabil, tutup aplikasi yang sedang berjalan satu persatu sampai persentase menjadi stabil. Lihat ada berapa jendela aplikasi yang berjalan saat persentase dalam keadaaan stabil. Hindari penggunaan aplikasi yang melebihi jumlah tersebut, agar persentase pemakaian CPU menjadi stabil selama pemakaian.

Banyak program presentasi yang dapat digunakan dalam penulisan presentasi. Kebanyakan fungsi, kegunaan, fitur, serta tampilannya juga hampir sama satu dengan lainnya. Yang membedakan hanyalah kebiasaan pengguna dalam menggunakannya.

Dalam pembahasan ini, program presentation yang digunakan adalah Microsoft Power Point. Pastikan program Microsoft Power Point sudah terinstal secara lengkap pada komputer.

Klik Start à All Program à Microsoft Power Point untuk menjalankan aplikasi Microsoft Power Point. Atau bisa juga dengan mengklik pada icon Microsoft Power Point pada desktop.

Tampilan pertama yang tampil adalah halaman putih kosong sebagai lembar slide presentasi. Cobalah ketikkan beberapa buah kata pada halaman kosong tersebut, kemudian pilih File à Save As, atau tekan Alt+F kemudian pilih Save As dengan menggunakan tombol panah pada keyboard. Akan tampil window Save As. Klik kolom Save In: untuk menentukan dimana lokasi file tersebut akan disimpan. Ketikkan nama file yang diinginkan pada kolom File name:, lalu klik Save. Tutup slide presentasi dengan mengklik File à Close, atau Alt+F lalu pilih Close dengan menggunakan tombol tanda panah pada keyboard. Bisa juga dengan langsung mengklik tanda X pada sudut kanan atas dibawah tanda X jendela Microsoft Word.

Kini tidak ada lagi lembar slide presentasi, karena sudah ditutup. Coba buka file yang telah disimpan sebelumnya tersebut dengan mengklik File à Open, atau Alt+F lalu pilih Open dengan menggunakan tombol tanda panah pada keyboard. Bisa juga dengan menggukan kombinasi tombol Ctrl+o. Selanjutnya akan tampil window Open. Klik pada kolom Look in untuk mem-browse lokasi file yang ingin dibuka tersebut. Setelah itu double klik pada file yang diinginkan, atau klik tombol Open.

Bila semua kegiatan di atas dapat berjalan dengan baik, maka dapat dipastikan bahwa program Microsoft Power Point telah terinstal dan dapat berjalan dengan baik untuk proses pembuatan presentasi.

F Rancangan Isi Dari Presentasi (Latar Belakang, Tujuan, Isi, dll)

Sebelum memulai pengetikkan presentasi, rancanglah terlebih dahulu isi / content yang akan dimuat dalam presentasi yang bersangkutan. Perancangan isi presentasi mengacu pada kerangka penyusunan presentasi yang telah dirumuskan sebelumnya.

Berikut ini penjelasan isi dari kerangka penyusunan presentasi yang telah dibuat:

I Pendahuluan / Introduction

1. Selamat Datang / Welcome Note :

Berisikan ucapan selamat datang kepada audience dan menampilkan judul dari presentasi yang akan dibawakan

2. Latar Belakang / Background :

· Hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dan menjadi sebab perlunya dilaksanakan suatu proyek

· Hubungan proyek dengan institusi terkait

· Dasar-dasar pemikiran dan teori yang mendukung pelaksanaan proyek ini, misalnya S.K.Mentri No. XX/Thn XXXX, Kebijakan Presiden No. XX/Thn XXXX, teori rekayasa piranti lunak oleh Pressman tahun 2014, dsb.

II Tujuan / Objective

Rumuskan tujuan dari proyek yang dibahas dalam presentasi ini, beserta sedikit penjelasan mengenai bagaimana cara pencapaiannya.

III Perencanaan & Implementasi Proyek / Project Plan & Implementation

· Hasil yang Ingin Dicapai / Expected Project Result :

Penggambaran hasil keseluruhan yang dicapai dari pelaksanaan proyek dengan situasi dan kondisi dari perencananaan aktifitas dan budget yang ditawarkan. Dijelaskan juga pengaruh hasil yang dicapai terhadap institusi terkait.

· Kegiatan Proyek & Rencana Kerja/Project Activities & Work Plan :

Rumuskan proyek menjadi beberapa tahap / fase dengan aktifitas pengerjaan masing-masing tahap / fase yang diuraikan. Tiap-tiap tahap / fase diberikan perkiraan waktu pengerjaan (deadline) dan target yang harus dicapai pada tahap tersebut. Misalnya :

Tahap 1 – Merancang tampilan web

Target : Tampilan web sudah dalam bentuk html dan CSS untuk semua halaman aplikasi

Waktu pengerjaan : 1 bulan dari mulai waktu pengerjaan

Personil pelaksana : Web Designer

Tim pelaksana : Creative Division Team

· Daftar Kerja / Timetable :

Perumusan schedule pengerjaan proyek dan durasinya. Dari tiap-tiap tahap / fase diuraikan lagi menjadi tahap-tahap yang lebih spesifik beserta dengan durasi pengerjaannya. Gunakan table untuk memperjelas tahapan-tahapan tersebut, seperti contoh gambar 4.1 di bawah ini.

IV Keuntungan dari Proyek / Advantages of Project

Rumuskan beberapa keuntungan yang bisa didapat dari proyek yang akan dilaksanakan. Berikan penjelasan-penjelasan pendukung yang memperjelas keuntungan-keuntungan tersebut.

V Dana Proyek / Project Fund

Rumuskan garis besar dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek tersebut berdasarkan atas budgeting yang ada dalam proposal proyek. Hal-hal detil mengenai rincian dana proyek tidak perlu dibahas dalam presentasi, cukup ringkasannya saja.

VI Mengapa Proyek Perlu Dilaksanakan / Why Project Should be Held

Rumuskan kembali tujuan utama dari proyek dan keuntungan dilaksanakannya proyek. Buatlah point-point yang menjelaskan mengapa proyek tersebut harus dilaksanakan. Gunakan kalimat persuasif yang meninggalkan kesan bagi audience.

VII Penutup / Closing

Ucapan terima kasih kepada audience atas perhatian dan kehadirannya.

4.4.4 Hal-Hal Penting yang Diperlukan Pada Saat Presentasi Diketik Pada Slide Presentasi

Presentasi yang sudah dirancang isinya diketik pada slide presentasi. Perhatikan untuk judul-judul slide diberikan huruf yang ukurannya lebih besar daripada penjelasannya yang berupa point-point.

Untuk teknis pengetikan presentasi pada slide, tidak ada ketentuan khusus yang baku digunakan dalam masyarakat. Namun biasanya ukuran huruf yang digunakan untuk slide presentasi memang relatif besar. Hal ini dimaksudkan untuk memperjelas tampilan presentasi.

Penjelasan detil mengenai isi presentasi memang tidak ditampilkan pada slide. Yang ditampilkan hanya point-point pentingnya saja. Mengenai detil isi, akan dijelaskan secara oratif oleh pembawa presentasi berdasarkan atas point-point penting yang telah diketik pada slide presentasi. Oleh karena itu selain mempersiapkan slide presentasi, penting bagi pembawa presentasi untuk mempelajari isi dari slide secara lebih mendalam lagi.

Setelah seluruh rancangan isi slide telah selesai diketik, jangan lupa untuk menyimpannya. Klik menu File à Save as. Akan tampil window Save As. Ketikkan nama file-nya kemudian pilih tujuan penyimpanan dengan mengklik kolom Save in. Kemudian klik tombol Save.

G Memasukkan Gambar-Gambar yang Menarik dan Mendukung Presentasi Dimasukkan Dalam Slide

Pada umumnya audience akan lebih tertarik jika presentasi menggunakan tampilan yang bersifat visual yaitu gambar daripada hanya melulu text. Tujuannya selain untuk memperjelas, juga agar audience memperoleh gambaran yang lebih nyata. Presentasi tanpa tampilan visual yang baik akan menyebabkan audience menjadi cepat bosan.

Persiapkan gambar-gambar yang menarik dan sesuai dengan presentasi yang dibawakan. Persiapkan berbagai gambar table, diagram, serta foto-foto pendukung yang dapat memperjelas maksud dan tujuan dari tiap-tiap bab dalam presentasi tersebut. Begitu juga dengan logo dari instansi yang membawakan presentasi, maupun logo instansi lainnya yang terkait dalam pelaksanaan proyek.

Masukkan gambar-gambar yang telah dipersiapkan tersebut ke dalam slide presentasi. Klik Insert à Picture à From File. Akan tampil sebuah window Insert Picture. Klik pada kolom Look in, kemudian double klik pada file gambar yang inginkan. Gambar akan tampil pada slide presentasi. Atur posisi dan ukuran gambar pada slide agar tampilannya bagus dan menarik. Setelah semua gambar yang diinginkan telah dimasukkan dalam slide presentasi, jangan lupa untuk men-save file presentasi tersebut.